Tips voor efficiƫnte meetings

06/06/2018 - MEETING-OBESITAS: ZO BESTRIJD JE OVERBEVOLKING...

« Terug naar overzicht

Iedereen kent Steve Jobs. Niemand kent Jay Chiat.

Nochtans dankt Apple zijn succes net zoveel aan Jay als aan Steve. Zijn reclameagentschap bedacht sinds het begin van de jaren '80 de complete marketing voor Apple.

Get out this meeting and go create something!

Bij de start van elke vergadering vroeg Jay aan elke aanwezige: why are you here?

Wie die vraag niet bevredigend beantwoordde, kreeg altijd hetzelfde advies. Get out this meeting and go create something!

Jay Chiat besefte dat overbevolking vijand nummer één is van een effectieve meeting. Wie niet veel bij te dragen heeft, verliest eerst en vooral zelf veel tijd. Maar voor de organisatie zijn de gevolgen nog veel dramatischer:

  • de beslissingstijd neemt exponentieel toe met het aantal aanwezigen;
  • de kwaliteit van de beslissing daalt, omdat minder gekwalificeerde aanwezigen de beslissingen beïnvloeden.

Later nam Steve Jobs de strategie van Chiat trouwens over. Voor hem was het de enige manier om een groot bedrijf als Apple flexibel en competitief te houden.

Beschaafd alternatief: required en optional

Ik ben bang dat de hondsbrutale stijl van Jay Chiat botst met de huidige omgangsvormen in de meeste bedrijven van bij ons.

Gelukkig bestaat er een aanvaardbaar alternatief. Ik kreeg de tip persoonlijk van de managing director van een groot Brussels IT-ontwikkelingsbureau. Hij maakt bij het uitsturen van zijn meeting requests het onderscheid tussen Required en Optional.

Simpel? Ja, maar er zit één flinke adder onder het gras...:

• Sta je in Required en kan je niet aanwezig zijn, dan gaat de meeting niet door.
• Sta je in Optional en wil je tóch komen, dan moet je in één zin kunnen toelichten waarom je aanwezigheid noodzakelijk is.

De resultaten van deze nieuwe strategie zijn verbluffend. Het aantal aanwezigen zakt drastisch en de effectiviteit van de meeting stijgt evenredig. Een eenvoudige ingreep met grote gevolgen...