Tips voor efficiƫnte meetings

23/04/2018 - HOE VERGADEREN ZE BIJ GOOGLE EN YAHOO?

« Terug naar overzicht

Ken je Marissa Mayer? Deze straffe madam is 39 en staat aan het hoofd van Yahoo. Volgens Forbes is ze een van de tien machtigste zakenvrouwen ter wereld.

Jarenlang werkte ze als vicepresident van Google, waar ze berucht was voor haar efficiënte vergaderstijl.

70 vergaderingen per week

Bij Google vergaderde Mayer zo'n 70 keer per week. Acht directieteams rapporteerden rechtstreeks aan haar. Wie iets aan Google's stichters Larry Page of Sergey Brin wilde voorleggen, passeerde altijd eerst bij tante Marissa.

Om dit ritme vol te houden, ontwikkelde Mayer een vergaderstijl die veel van haar collega's kopieerden. Zo was ze een grote fan van micromeetings.

Een voorbeeld: voor de wekelijkse rapportbespreking blokkeerde ze telkens 10 minuten in haar agenda. Tien minuten of zeshonderd seconden en hup, gedaan.

Altijd op tijd

Het wordt nog straffer. Die meetings eindigden meestal te vroeg, af en toe op tijd en NOOIT te laat.

Hoe ze dat klaarspeelde? Simpel. In Mayers bureau én in haar vergaderzaal hing geen klok maar een timer. Die telde niet op maar af. En de timer startte op de seconde en signaleerde onverbiddelijk het einde van de meeting.

Bezoekers van Marissa werden vooraf gebrieft en wisten hoe de vork in de steel zat. Geen tijd voor smalltalk, gedweep of gevlei. Geen tijd voor uitweidingen of zijsporen. Want elke seconde telt. Letterlijk.

Je zou verwachten dat die klok een bron van stress was. Een soort tikkende tijdbom. Blijkbaar niet. Marissa maakte er geregeld zélf grapjes over. De timer bood houvast en ontspanning in de chaotische en veeleisende omgeving van Google.