Tips voor efficiƫnte meetings

01/07/2018 - ZO BEGINT ELKE MEETING STIPT OP TIJD

« Terug naar overzicht

Beginnen de vergaderingen in jouw organisatie ook systematisch te laat?

Met een verrassend simpel trucje kan je al je vergaderingen voortaan echt stipt op tijd laten starten.

Bij een klassieke uitnodiging beschouwen de gasten het startuur als "vanaf-uur". Zet je het aanvangsuur bijvoorbeeld op 14 uur, dan zullen de deelnemers vanaf dat uur druppelsgewijs de vergaderzaal binnensijpelen. Indien de vergadering 5 à 10 minuten na het opgegeven uur écht uit de startblokken schiet, mag je van geluk spreken.

De kostprijs van die vertraging is groter dan je denkt. Zitten er 6 deelnemers 10 minuten met hun vingers te draaien, dan kost dat één uur werktijd voor je organisatie. Maar de volgende keer laten die vroege vogels zich niet meer vangen en komen ze op hun beurt te laat. Met andere woorden: voor je het weet zit het te laat komen in de organisatiecultuur gebakken.

Bij de onderstaande meeting request vermeldt de organisator expliciet dat de vergadering start om 14 uur. Stipt. Wees niet bang te overdrijven en onderstreep het woordje stipt maar flink. Onbewust pikken de genodigden je duidelijke signaal op. Wie arriveert na 14 uur, is te laat. En natuurlijk voeg jij de daad bij het woord en open je de vergadering effectief stipt op tijd.

 

 

 

 

 

 

 

Lijkt dit té simpel om te werken? Geloof me: soms hoef je het helemaal niet ver te gaan zoeken. Ik durf je beloven deze eenvoudige ingreep in 95% van de gevallen effectief is. 't Is dus een kwestie van gewoon doen.